التطوير العقاري والمقاولات
كل وحدة مبيعة ملف يعيش سنوات
عقد الوحدة، وجدول الأقساط، ومحاضر الاستلام، والمراسلات: ملف لكل عميل يبقى مطلوبًا حتى بعد التسليم بسنوات. ومع كل مشروع جديد يتضاعف الحجم.
مستندات نتعامل معها في هذا القطاع
- عقود الوحدات وملفات العملاء
- المستخلصات ومستندات المقاولين
- المخططات والرسومات الهندسية
- محاضر الاستلام والتسليم
ما يجعل أرشيف هذا القطاع صعبًا
- ملفات موزعة بين مكاتب المبيعات والمواقع والمقر الرئيسي
- المخططات كبيرة المقاس تحتاج طريقة حفظ مختلفة
- نقل الأرشيف مع كل انتقال لإدارة أو مشروع
الحل المقترح
كيف نبدأ عادة مع التطوير العقاري والمقاولات
نقترح فهرسة ملفات العملاء برقم الوحدة والمشروع، وتخزينها خارجيًا مع مسح ضوئي لملفات الوحدات الجارية. وتُحدد طريقة التعامل مع المخططات كبيرة المقاس في المعاينة.
الحل النهائي يتحدد بعد المعاينة، حسب حجم الأرشيف وعدد مرات طلب الملفات وطريقة بحثكم عنها. ويمكن البدء بإدارة واحدة قبل التوسع.
الخدمات الأنسب لهذا القطاع
تخزين الملفات والأرشيف
حفظ كراتين الأرشيف خارج مقر الشركة، بكود وموقع رف لكل كرتونة.
تفاصيل الخدمة ←المسح الضوئي والأرشفة الإلكترونية
تحويل المستندات الورقية إلى ملفات رقمية مفهرسة، مع بقاء الأصل محفوظًا.
تفاصيل الخدمة ←نقل الأرشيف
نقل الأرشيف بين المقار بحصر قبل الحركة ومطابقة بعدها.
تفاصيل الخدمة ←تنظيم الأرشيف داخل مقر الشركة
فريق أرشفة يعمل في موقعك للفرز والترقيم وإعداد كشوف الحصر.
تفاصيل الخدمة ←