أرشيف لا تعرف محتواه لا يمكنك استخدامه
نفرز الملفات ونصنفها وندخل بياناتها في قاعدة بيانات أو ملف Excel، على المستوى الذي يناسب طريقة بحثك عن المستندات.
- الإدارة
- الموارد البشرية
- مستوى الفهرسة
- على مستوى الملف
- عدد الملفات
- 186 ملفًا
- موقع الرف
- B-09-01
لماذا تحتاج الشركات هذه الخدمة
الكراتين المكتوب عليها «أوراق قديمة» أو «حسابات 2018» لا تساعد أحدًا. الفهرسة الجيدة هي الفرق بين استرجاع يستغرق دقائق وبحث يستغرق أيامًا.
والفهرسة عمل إدخال بيانات منظم يحتاج فريقًا مدربًا ومراجعة جودة، وهذا ما تقوم عليه كونتالنتس منذ تأسيسها.
كيف ننفذ الفهرسة وإدخال البيانات
تحديد مستوى الفهرسة
نتفق على المستوى المطلوب والحقول التي ستبحث بها لاحقًا.
الفرز والتصنيف
ترتيب المستندات حسب الإدارة والنوع والفترة، وفصل المكرر وما انتهت الحاجة إليه وفق تعليماتك.
إدخال البيانات
إدخال الحقول المتفق عليها لكل كرتونة أو ملف أو مستند.
مراجعة الجودة
مراجعة عينات من الإدخال ومطابقتها مع الأصل.
التسليم
تسليم قاعدة البيانات أو ملف Excel، مرتبطًا بأكواد الكراتين ومواقعها.
ما تستلمه
- فهرس قابل للبحث والتصفية
- ربط كل سجل بكود الكرتونة وموقعها
- قائمة بالمستندات التي تحتاج قرارًا منك: تالفة، مكررة، أو بلا تاريخ
- إمكانية تحديث الفهرس مع كل إضافة جديدة للأرشيف
مناسبة لـ
القطاعات التي تطلب هذه الخدمة أكثر من غيرها:
أسئلة يطرحها العملاء عن الفهرسة وإدخال البيانات
ما الفرق بين مستويات الفهرسة؟
على مستوى الكرتونة: وصف عام وفترة زمنية. على مستوى الملف: اسم العميل أو الموظف ورقم الملف. على مستوى المستند: حقول تفصيلية لكل ورقة. كلما زاد التفصيل زادت سرعة الاسترجاع وزادت التكلفة.
هل يمكن الفهرسة دون نقل الأرشيف؟
نعم، من خلال خدمة تنظيم الأرشيف داخل مقر الشركة.
بأي صيغة نستلم الفهرس؟
Excel أو CSV في الغالب، أو بالصيغة التي يقبلها نظامك الداخلي بعد الاتفاق عليها.
خدمات تكمل هذه الخدمة
تخزين الملفات والأرشيف
حفظ كراتين الأرشيف خارج مقر الشركة، بكود وموقع رف لكل كرتونة.
تفاصيل الخدمة ←المسح الضوئي والأرشفة الإلكترونية
تحويل المستندات الورقية إلى ملفات رقمية مفهرسة، مع بقاء الأصل محفوظًا.
تفاصيل الخدمة ←الاسترجاع والتوصيل
تسليم الكرتونة أو الملف إلى مكتبك، أو إرسال نسخة ممسوحة منه.
تفاصيل الخدمة ←