فريق يرتب أرشيفك في مكانه
عندما لا يمكن نقل الأرشيف، أو تحتاج ترتيبه قبل اتخاذ أي قرار، نرسل فريقًا مدربًا للفرز والتصنيف والترقيم وإعداد كشوف الحصر داخل مقرك.
- الحالة قبل
- كراتين بلا ترقيم
- حجم الفريق
- يحدد بعد المعاينة
- المخرج
- كشف حصر ومخطط رفوف
- الخطوة التالية
- قرار بالنقل أو الإبقاء
لماذا تحتاج الشركات هذه الخدمة
غرفة الأرشيف المزدحمة تتحول مع الوقت إلى مخاطرة: مستندات مهمة مختلطة بأوراق انتهت الحاجة إليها، ولا أحد يملك صورة كاملة عما فيها.
ترتيبها بموظفي الشركة يسحبهم من أعمالهم لأسابيع، وغالبًا لا يكتمل.
كيف ننفذ تنظيم الأرشيف داخل مقر الشركة
زيارة معاينة
نقدر حجم الأرشيف وحالته وعدد أفراد الفريق والمدة المتوقعة.
خطة العمل
نتفق على نظام الترقيم والتصنيف وما يُفصل للمراجعة.
التنفيذ في الموقع
فرز وتصنيف وترقيم الكراتين والملفات، مع مشرف من فريقنا.
كشف الحصر
تسليم كشف بكل الكراتين ومحتواها ومواقعها.
التوصيات
تحديد ما يبقى في المقر، وما يمكن نقله للتخزين الخارجي، وما ينتظر قرارك.
ما تستلمه
- غرفة أرشيف مرتبة بنظام ترقيم واضح
- كشف حصر قابل للبحث
- قائمة بالمستندات التي تحتاج قرارًا من الإدارة
- تقدير واضح لحجم الأرشيف إن قررت نقله
مناسبة لـ
القطاعات التي تطلب هذه الخدمة أكثر من غيرها:
أسئلة يطرحها العملاء عن تنظيم الأرشيف داخل مقر الشركة
كيف تُسعّر هذه الخدمة؟
بعدد أفراد الفريق وعدد أيام العمل، بعد المعاينة. لا نسعّر بالملف لأن حالة كل أرشيف مختلفة.
هل يتعامل فريقكم مع مستندات سرية؟
يعمل الفريق داخل مقرك وتحت إشرافك، ويمكن توقيع اتفاقية عدم إفصاح قبل البدء.
هل يجب نقل الأرشيف بعد ترتيبه؟
لا. القرار لك، ونقدم لك الأرقام اللازمة لاتخاذه، سواء بالتخزين أو بالإتلاف الآمن لما انتهت الحاجة إليه.
خدمات تكمل هذه الخدمة
تخزين الملفات والأرشيف
حفظ كراتين الأرشيف خارج مقر الشركة، بكود وموقع رف لكل كرتونة.
تفاصيل الخدمة ←المسح الضوئي والأرشفة الإلكترونية
تحويل المستندات الورقية إلى ملفات رقمية مفهرسة، مع بقاء الأصل محفوظًا.
تفاصيل الخدمة ←الفهرسة وإدخال البيانات
فرز وتصنيف وإدخال بيانات الملفات على مستوى الكرتونة أو الملف أو المستند.
تفاصيل الخدمة ←