ما يحدث لأرشيفك من يوم المعاينة إلى آخر يوم في التعاقد
خطوات واضحة، وضوابط مكتوبة، وتسعير بوحدات تفهمها. هذه الصفحة تشرح كيف نعمل قبل أن تطلب عرض السعر.
- الاستلام
- بمحضر
- التسجيل
- كود وموقع
- الحركة
- مسجلة
- الإنهاء
- بتعليمات كتابية
دورة العمل
المعاينة
نتعرف على حجم الأرشيف وحالته ونوع المستندات، ونحدد الخدمات التي تحتاجها فعلًا.
الاستلام والترميز
نستلم الكراتين بمحضر، ونعطي كل كرتونة كودًا فريدًا مرتبطًا بمحتواها.
التخزين
تأخذ كل كرتونة موقعًا محددًا على الرف، وتصلك كشوف الحصر.
الاسترجاع
تطلب الكرتونة أو الملف بكوده، فيصلك أصلًا أو نسخة ممسوحة.
المتابعة
فاتورة شهرية مفصلة، وسجل بكل حركة، وإضافة كراتين جديدة متى احتجت.
الإنهاء أو التوسع
عند الإنهاء يُسلم الأرشيف مطابقًا لكشف الحصر، وعند التوسع تضاف الكراتين بنفس النظام.
كيف نتحكم في كل حركة
الأمان في الأرشيف إجراءات قبل أن يكون أقفالًا: من يطلب، ومن يستلم، وأين الكرتونة الآن.
شهادتا ISO 9001 وISO/IEC 27001
نظام إدارة جودة ونظام لإدارة أمن المعلومات معتمدان، يحكمان طريقة عملنا من الاستلام إلى الإتلاف.
مستودعات مراقبة ومحكومة الدخول
كاميرات مراقبة على مدار الساعة، ودخول مقصور على الفريق المصرح له.
حماية من الحريق والرطوبة
أنظمة إنذار ومكافحة حريق، وتحكم في الحرارة والرطوبة للحفاظ على الورق.
كود فريد لكل كرتونة
يرتبط بالإدارة والفترة ووصف المحتوى وموقع الرف.
سجل لكل حركة
كل دخول وخروج مسجل بالتاريخ والطالب والمستلم.
محاضر استلام وتسليم
بعدد الكراتين وأكوادها في كل نقل أو استرجاع.
قائمة مفوضين
لا يُنفذ طلب استرجاع إلا من الأشخاص الذين تحددهم شركتك كتابةً.
اتفاقية سرية
يمكن توقيعها مع العقد، وتشمل فريق العمل في الموقع.
قرارات الإتلاف للعميل
لا يُتلف أي مستند دون تعليمات كتابية منك، وكل إتلاف بشهادة.
كيف يُحسب سعر تخزين الأرشيف والخدمات
كل خدمة لها وحدة تسعير واضحة. نرسل العرض بالأرقام بعد معرفة حجم الأرشيف والخدمات التي تحتاجها.
| الخدمة | وحدة التسعير | ما يؤثر في السعر |
|---|---|---|
| التخزين | كرتونة / شهر | عدد الكراتين، مدة التعاقد |
| الاسترجاع | طلب | عدد الطلبات، عادي أو عاجل |
| التوصيل | رحلة | الموقع، عدد الكراتين في الرحلة |
| الفهرسة وإدخال البيانات | ملف أو كرتونة | مستوى الفهرسة وعدد الحقول |
| المسح الضوئي | صفحة | حالة الورق، المقاس، الفهرسة المطلوبة |
| العمل في موقع العميل | فرد / يوم عمل | حجم الأرشيف وحالته |
| النقل | حسب المعاينة | عدد الكراتين، المسافة، ظروف التحميل |
| الإتلاف الآمن | كرتونة أو حاوية | الكمية، مكان الاستلام، دورية الإتلاف |